چگونه حجم زیاد کارها را مدیریت کنیم؟

۲۷ تیر ۱۴۰۳ اولویت‌بندی کارها ، حجم زیاد وظایف ، مدیریت زمان ، تمرکز

اولویت‌بندی کارها: 10 نکته حیاتی

اکثر کارمندان روزانه با چالش اولویت‌بندی حجم کاری خود مواجه می‌شوند. وقتی با فهرست طولانی از وظایف روبرو می‌شوید، چگونه می‌دانید از کجا شروع کنید؟ مهم‌ترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که همه کارها نباید همین الان انجام شوند و در صورتی که برای اولویت‌بندی وظایفتان وقت بگذارید، می‌توانید حجم کار خود را ساختاریافته نگه دارید و کارهای بیشتری را به نحوی بهتر انجام دهید.

در این مقاله، 10 نکته را برای کمک به شما در اولویت‌بندی بهتر حجم کار ارائه می‌کنیم:

نکات کلیدی:

وظایف را می توان به دو دسته مهم/غیرمهم و فوری/غیرفوری تقسیم کرد.
استراتژی‌هایی مانند تفویض اختیار و تقسیم وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر می‌توانند به شما در این رابطه کمک کنند.
مواردی که مانع از اولویت‌بندی موثر حجم کارها می‌شوند عبارتند از: وقفه‌ها، انجام چند کار به صورت هم‌زمان و تعیین ضرب‌الاجل غیرواقعی.
همه ما می‌دانیم که چقدر مهم است که از قبل برنامه‌ریزی کنیم، و وقتی نوبت به لیست کارهای ما در محل کار می‌رسد، فرآیند برنامه‌ریزی باید شامل اولویت‌بندی کار ما باشد. به هر حال، اگر تصمیم نگیریم که کدام یک از وظایف مهم‌تر هستند، نمی‌توانیم ترتیبی را برای انجام کارها تعیین کنیم.

10 نکته برای کمک به اولویت‌بندی کارها:

اولویت‌بندی مؤثر معمولا مستلزم ایجاد فهرستی از وظایف، ارزیابی اهمیت هر کدام و تخصیص زمان و منابع مناسب است. با این حال، اولویت‌بندی نباید بیش از حد سفت و سخت باشد، چرا که فوریت برخی از وظایف می‌تواند تغییر کند و موارد جدید همیشه ممکن است ایجاد شود.

1. فهرست کارها

اولین مرحله اولویت‌بندی، تهیه فهرستی از تمام کارهای شما، از پیش پا افتاده‌ترین کارهای روزانه گرفته تا بزرگترین پروژه‌های بلندمدت است. این که هم وظایف شخصی و هم کارهای مربوط به شغل خود را در یک لیست قرار دهید می‌تواند فوق‌العاده مفید باشد. این کار را می‌توان با استفاده از ابزار آنلاین و یا فقط روی کاغذ انجام داد.

قرار دادن تمام کارها در یک فهرست به شما کمک می‌کند تا حجم کاری خود را تجسم کنید و شروع به اولویت‌بندی وظایف بر اساس عواملی مانند فوریت، اهمیت، مدت زمان لازم و نتایج کنید. فراموش نکنید که هر چند وقت یک بار فهرست خود را به‌روز کنید!

2. تقسیم تمرکز

در مرحله بعد، وظایف خود را با استفاده از ماتریس فوریت/اهمیت دسته‌بندی کنید. این ماتریس که از متدی به نام متد آیزنهاور، (به نام دوایت دی. آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده ناشی می‌شود)، از شما می‌خواهد تا هر کار را به عناوین مهم/غیر مهم و فوری/غیرفوری طبقه‌بندی کنید.

برخی از کارشناسان معتقدند که دسته‌بندی وظایف در این چهار عنوان همچنین می‌تواند به شما بگوید چه کسی باید کدام وظایف را انجام دهد یا این که برخی کارها اصلا باید انجام شوند یا نه:

مهم و فوری - وظایفی که باید در اسرع وقت انجام دهید.

مهم و غیرفوری - کارهایی که می‌توانید برای انجام در آینده برنامه‌ریزی کنید.

غیر مهم و فوری - وظایفی که می‌توانید به شخص دیگری محول کنید.

نه مهم و نه فوری - کارهایی که می‌توان حذف کرد.

3. حجم کاری خود را به طور منظم مرور کنید.

همان‌طور که کارهای انجام شده را از لیست کارهای خود خط می‌زنید و کارهای جدید را به آن اضافه می‌کنید، باید حجم کاری خود را مرور کنید و ترتیب اولویت را از اول تنظیم کنید. همچنین ممکن است چند کار وجود داشته باشند که در انتهای لیست فراموش می‌شوند- کارهایی که انجام آن‌ها را هر بار به بعدا موکول می‌کنید؛ برای این کارها، در نظر بگیرید که آیا می‌توان آن‌ها را به شخص دیگری واگذار کرد یا باید به طور کامل حذف شوند (یعنی مهم نیستند/ فوری نیستند).

4. خرد کردن کارها

گاهی اوقات، یک کار یا پروژه ممکن است آنقدر بزرگ و طاقت فرسا به نظر برسد که نمی‌دانید از کجا شروع کنید، پس شروع آن را مدام به تاخیر می‌اندازید. به جای اینکه به کوه خیره شوید و قانع شوید که نمی‌توانید این کار را انجام دهید، سعی کنید این کار بزرگ را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کنید.

5. در لحظه فقط روی یک کار تمرکز کنید.

در حالی که بسیاری از مردم دوست دارند فکر کنند می‌توانند چندین کار را هم‌زمان انجام دهند، تنها 2.5 درصد از ما در واقع قادر به انجام چند کار به طور موثر هستیم. تلاش برای انجام چند کار می‌تواند استرس را افزایش دهد، توانایی شناختی را مختل کند و بهره‌وری را تا 40 درصد کاهش دهد.

به منظور کمک به تمرکز، از تکنیک پومودورو استفاده کنید. این روش مدیریت زمان شامل کار بر روی یک مسئله به مدت 25 دقیقه، یک استراحت پنج دقیقه‌ای و سپس تکرار آن است. هر چهار دور، می توانید 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.

6. وظایف را محول کنید.

اصل آیزنهاور که در بالا مورد بحث قرار گرفت را به خاطر دارید؟ تفویض اختیارات یکی از جنبه‌های کلیدی اولویت‌بندی بار کاری است و بیشتر وظایف در دسته فوری/غیر مهم قابل واگذاری هستند. این‌ها وظایفی هستند که باید به زودی انجام شوند، اما لزوما به مجموعه مهارت‌های خاص شما وابسته نیستند. به طور کلی، واگذاری وظایف، به ویژه کارهای تکراری، می‌تواند فضای زیادی را در روز شما آزاد کند. این زمان را می‌توان صرف کارهایی کرد که مهم، فوری و ارزش‌افزا هستند.

7. ددلاین‌های منطقی تعیین کنید.

خوشبین و جاه‌طلب بودن قابل تحسین است، اما تعیین ددلاینی که نمی‌توانید رعایت کنید، فقط شما را دلسرد می‌کند و نظم برنامه شما را به هم می‌زند. در عوض، هدف خود را به طور دقیق تخمین بزنید که چقدر طول می‌کشد تا هر کار تکمیل شود تا اهدافی قابل دستیابی برای خود تعریف کنید. در حالی که ممکن است برخی از ددلاین‌ها خارج از کنترل شما باشد؛ برای مثال، توسط یک مشتری یا رئیس شما تعیین شده باشد، شما همیشه می‌توانید برای ایجاد تغییرات واقع‌بینانه وارد گفتگو شوید. اگر کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنید، هر کدام باید ددلاین خاص خود را داشته باشند. همچنین مطمئن شوید که فضایی را به اتفاقات غیرمنتظره اختصاص دهید.

8. حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید.

احتمال وقوع وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها در طول یک روز کاری بسیار زیاد است: ایمیل‌ها، چت‌ها، تماس‌ها، درخواست‌های موقت و.... اما هر یک از این موارد که به آن پاسخ می‌دهید، جریان کار شما را مختل می‌کند، استرس شما را افزایش و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد. هدف باید به حداقل رساندن یا جلوگیری از این حواس‌پرتی‌ها باشد. این ممکن است به معنای خاموش کردن اعلان‌ها در زمان تمرکز، استفاده از هدفون حذف نویز یا خروج از برنامه‌های پیام‌رسان باشد. سپس می‌توانید زمان مشخصی را برای پاسخ‌گویی به همه چیز در زمانی دیگر تعیین کنید؛ شاید بعد از یک دور از جلسات پومودورو یا درست قبل از ناهار و یا پایان روز کاری.

9. زمان خود را ثبت کنید.

ردیابی میزان زمان صرف شده برای هر کار می‌تواند به شما کمک کند اولویت‌بندی و مهلت‌های تعیین شده خود را ارزیابی کنید و همچنین برنامه‌ریزی کار را در آینده آسان‌تر می‌کند. اگر همان‌طور که قبلا ذکر شد از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، این یکی از راه‌های ثبت زمان است.

10. منعطف باشید.

تغییر تنها چیز ثابت در زندگی است و این برای زندگی کاری ما نیز صادق است. دلایل بی‌شماری برای به هم ریختن برنامه زمانی ما وجود دارد: